Prihaja nova novela zakona ZEPDSV, ki bo 20.11.2023 zahtevala od podjetij vpeljavo novosti v sistem vodenja evidence delovnega časa in socialne varnosti.
Novela Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti postavlja nove zahteve za delodajalce, ki bodo morali bolj natančno voditi evidence o delovnem času ter se soočiti s poostritvijo sankcij v primeru kršitev.
Kazalo vsebine
Katere novosti prinaša novela zakona ZEPDSV?
Novela zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV) natančneje določa obveznosti delodajalcev glede evidence delovnega časa.
Spremembe zajemajo beleženje podatkov o številu ur, različnih vrstah delovnega časa, nadurah, neopravljenih urah s pripadajočim nadomestilom plače, obveznih dodatnih pokojninskih zavarovanjih, času prihoda in odhoda z dela ter drugih specifičnih pogojih dela.
Zahteve nove novele glede vodenja evidence delovnega časa
Novela zakona postavlja natančnejše zahteve glede vodenja evidence delovnega časa.
Do sedaj so morale evidence vsebovati naslednje podatke:
- Podatke o številu ur.
- Skupno število opravljenih delovnih ur s polnim delovnim časom in skupno število ur s krajšim delovnim časom od polnega, z oznako vrste opravljenega delovnega časa.
- Opravljene ure v času nadurnega dela.
- Neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače iz sredstev delodajalca ter oznaka vrste nadomestila.
- Neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače v breme drugih organizacij ali delodajalcev in organov ter oznaka vrste nadomestila.
- Neopravljene ure, za katere se ne prejema nadomestilo plače.
- Število ur pri delih na delovnem mestu, za katera se šteje zavarovalna doba s povečanjem oziroma na katerih je obvezno dodatno pokojninsko zavarovanje, z oznako vrste statusa.
Po 20. 11. 2023 pa bo potrebno voditi tudi:
- Čas prihoda na delo in odhoda delavca z dela.
- Izraba in obseg izrabe odmora med delovnim časom.
- Opravljene ure v drugih posebnih pogojih dela, ki izhajajo iz razporeditve delovnega časa (zlasti opravljene ure nočnega, nedeljskega, izmenskega, prazničnega dela, dela v deljenem delovnem času in druge oblike razporeditve delovnega časa, določene z zakonom ali kolektivno pogodbo).
- Opravljene ure v neenakomerno razporejenem delovnem času ali v začasno prerazporejenem delovnem času
- Tekoči seštevek ur v tednu, mesecu oziroma letu, iz katerega je razvidno referenčno obdobje, ki se upošteva za neenakomerno razporeditev in za začasno prerazporeditev polnega delovnega časa.
Novela ZEPDSV postavlja tudi obveznosti delodajalca glede obveščanja delavcev o evidentiranju delovnega časa.
- Izrecno določa, da mora delodajalec omogočiti delavcem vpogled v podatke o njihovi prisotnosti in delovnem času, kar je skladno z že obstoječo zakonodajo na področju varovanja osebnih podatkov.
- Od 20. 11. 2023 bo delodajalec tudi dolžan pisno obvestiti delavce o podatkih v evidenci o njihovi prisotnosti za prejšnji mesec.
Ta pisna obvestila morajo biti poslana do konca plačilnega obdobja, lahko pa se pošljejo tudi elektronsko na delavčev elektronski naslov, ki ga določi delodajalec. - Delavci bodo prav tako imeli pravico do neposrednega elektronskega dostopa do teh podatkov, neodvisno od prisotnosti delodajalca.
- Enkrat tedensko bo delavec imel pravico zahtevati pisno seznanitev s podatki o svoji prisotnosti, kjer bo imel prav tako neposreden elektronski dostop do teh podatkov.
Kar se tiče hrambe podatkov o delovnem času, bo novost od 20.11.2023 tudi, da mora delodajalec te podatke in ustrezno dokumentacijo hraniti na mestu dela oziroma na lokaciji opravljanja dela.
To lahko prinese težave delodajalcem, ki delajo na terenu ali od doma.
Pogosta vprašanja o novostih beleženja delovnega časa (EDČ)
Kdaj začnejo veljati novosti beleženja EDČ?
Novosti beleženja EDČ začnejo veljati 20. 11. 2023.
Kdo mora upoštevati novosti beleženja EDČ?
Novosti beleženja EDČ morajo upoštevati vsi, ki obdelujejo osebne podatke, za katere velja zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1).
To vključuje vse fizične in pravne osebe, ki v okviru svoje dejavnosti obdelujejo osebne podatke, ne glede na to, ali so to zaposleni, pogodbeni delavci, stranke, poslovni partnerji ali druge osebe.
Kako lahko upravljavci osebnih podatkov izpolnjujejo obveznost vpisa v EDČ?
Upravljavci osebnih podatkov lahko vpis v EDČ opravijo preko spletne aplikacije, ki jo bo vzpostavil Informacijski pooblaščenec.
Aplikacija bo na voljo od 1. decembra 2023.
Kaj se zgodi, če upravljavec osebnih podatkov ne izpolni obveznosti vpisa v EDČ?
Informacijski pooblaščenec lahko upravljavcu osebnih podatkov, ki ne izpolni obveznosti vpisa v EDČ, izreče denarno kazen v višini od 1000 do 20.000 evrov.
Kaj je 8000plus EDČ aplikacija?
Podjetje 8000plus d.o.o. je razvilo oblačno aplikacijo za vodenje evidence delovnega časa (EDČ), ki omogoča enostavno in zakonsko skladno upravljanje z zahtevami novega zakona.
Aplikacija omogoča enostavno beleženje prisotnosti in odsotnosti preko mobilne aplikacije ali desktop različice.
Z uporabo GPS lokacije lahko zabeležite prisotnost tudi glede na lokacijo zaposlenega, kar je še posebej koristno v primerih dela na domu, dela na terenu ali obiskov pri strankah.
Kako deluje naša aplikacija za evidentiranje delovnega časa?
Mobilna in namizna aplikacija deluje v povezavi z oblačno platformo 3click, ki zajema tudi modul evidenca delovnega časa (EDČ).
Delovanje aplikacije z vidika uporabnika
• Namestitev in nastavitev
Uporabniki prenesejo aplikacijo iz trgovine z aplikacijami in jo namestijo na svojo mobilno napravo. Nato se prijavijo v svoj račun.
• Dovoljenje za sledenje GPS
Aplikacija zahteva dostop do GPS naprave za sledenje lokacije. Uporabniki so pozvani, da dovolijo aplikaciji dostop do GPS naprave.
• Prijava in odjava
Uporabniki se preko aplikacije prijavijo ali odjavijo iz dela.
V aplikaciji morajo tapniti gumb, da začnejo ali ustavijo beleženje delovnega časa.
V aplikaciji je možno izbrati med več vrstami dogodkov (maica, služben ali zasebni izhod, odmor,…).
• Sledenje lokacije
GPS modul v aplikaciji sledi lokaciji uporabnika, ko so prijavljeni v delo.
Te informacije pomagajo preveriti, ali je uporabnik na delovnem mestu, dela od doma ali je na lokaciji projekta (npr. gradbišče).
To zagotavlja natančno beleženje delovnih ur in preprečuje goljufive prijave delovnega časa.
• Beleženje podatkov
Aplikacija v oblaku beleži in shrani delovne ure skupaj s povezanimi podatki GPS.
• Pregled in poročila
Uporabniki lahko pregledajo svoje zabeležene delovne ure, lokacije in druge podrobnosti neposredno v aplikaciji.
• Zasebnost in varnost
Zasebnost in varnost uporabnikovih podatkov sta ključnega pomena.
Kvalitetne aplikacije zagotavljajo, da so uporabniški podatki, še posebej lokacijske informacije, varno shranjeni in dostopni samo pooblaščenim osebam ali sistemom.
Delovanje aplikacije z vidika vodstva podjetja
Aplikacija za sledenje delovnega časa z GPS modulom omogoča vodjem in managerjem vpogled, spremljanje ter analizo podatkov.
• Dostop do delovnih podatkov
Vodje in managerji imajo dostop do podatkov zaposlenih glede delovnega časa, ki so beleženi prek aplikacije.
To vključuje začetek in konec delovnega dne, odmore, projekte ali naloge, ki so bile opravljene ter lokacijo, kjer je bil čas preživet.
• Sledenje lokacije
S pomočjo GPS sledenja lahko vodje spremljajo lokacijo zaposlenih med delovnim časom.
To omogoča preverjanje, ali so na določeni lokaciji, kot je npr. delovno mesto ali lokacija, kjer poteka določen projekt.
• Upravljanje delovnega časa
Omogoča boljši nadzor nad delovnim časom zaposlenih, kar pripomore k učinkovitejšemu upravljanju urnikov in zagotavljanju, da so delovne ure ustrezno dokumentirane.
• Analiza podatkov
Aplikacija omogoča ustvarjanje poročil in analizo podatkov glede porabljenega časa, učinkovitosti in produktivnosti zaposlenih.
To lahko vključuje povzetke po zaposlenih, projektih, časovnih obdobjih ipd.
• Izboljšanje učinkovitosti
Z vpogledom v podatke vodje lahko prepoznajo vzorce in trende glede produktivnosti ter uporabe delovnega časa.
To lahko vodi k izboljšanju učinkovitosti in optimizaciji procesov v podjetju.
• Spremljanje skladnosti in varovanje podatkov
Managerji lahko spremljajo skladnost s predpisi glede delovnega časa, zagotavljajo varovanje podatkov ter se prepričajo, da so podatki uporabljeni v skladu z zakonskimi smernicami.
• Odločanje na podlagi podatkov
Na podlagi analiz podatkov lahko vodje sprejemajo bolj informirane odločitve glede optimizacije delovnega procesa, dodelitve virov, izboljšanja učinkovitosti in načrtovanja projektov.
Prednosti aplikacije za sledenje delovnega časa z GPS modulom za podjetje vključujejo povečano produktivnost in učinkovito upravljanje časa zaposlenih, kar omogoča optimizacijo delovnih procesov ter boljše načrtovanje in izvajanje projektov.
Aplikacija prinaša boljšo transparentnost in stroškovno učinkovitost ter seveda skladnost z Zakonom o evidencah na področju dela in socialne varnosti.
Ne odlašajte z uskladitvijo s prihajajočimi zahtevami!
Aplikacija 8000plus EDČ vam nudi preprosto rešitev za sledenje novim zahtevam zakona.
Za več informacij in demonstracijo naše aplikacije smo vam na voljo preko kontaktnega obrazca, na telefonski številki 031 782 321 oziroma preko e-pošte tomi@8000plus.si.
O avtorju: